PRIVATLIVSPOLITIK

Syddansk Akademisk Jagtforening
13. april 2018

1. Foreningens dataansvar
Vi behandler personoplysninger på alle vores medlemmer. Vi har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort beskriver, hvordan vi behandler dine personoplysninger.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

2. Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Syddansk Akademisk Jagtforening er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger
Kontaktperson: Rasmus Blaaholm Nielsen
Adresse: Roersvej 21, 2th
CVR: 34549052
Telefonnr.: 25670920
E-mail: formandensaj@gmail.com
Website: www.sdujagt.dk

3. Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:

Medlemsoplysninger
• Medlemsnummer
• Navn
• Køn
• Adresse
• Indmeldelsesdato
• Telefonnummer
• Fødselsdato
• E-mailadresse
• Personnummer

3.1 Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, og når vi har en lovlig grund.

3.1.1 Lovligt behandlingsgrundlag
Vores lovlige grunde til behandling er særligt:

• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen), persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f).
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig, persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra b).
• Behandling efter lovkrav eller krav fra offentlige myndigheder, persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f) eller databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 3).
• Behandling sker med dit samtykke, persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra a).

3.1.2 Formål med behandling af medlemsoplysninger
• Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
• Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
• Opfyldelse af lovkrav eller krav fra offentlige myndigheder
• Levering af ydelser du har bestilt.

3.2 Vi behandler personoplysninger ud fra legitime interesser eller dit samtykke
3.2.1 Legitime interesser (persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f))
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
• Udøvelse af aktivitet i foreningen, herunder planlægning, gennemførelse og evaluering.
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af sociale arrangementer og andre aktiviteter.
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen.
• Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til Danmarks Jægerforbunds Administration i relevant og nødvendigt omfang.
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen.
• Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.

3.2.2 Samtykke (persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra a))
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykket, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 15 år selv afgive samtykke.

3.3 Særligt om behandling af personnumre
Når du tilmelder dig vores jagttegnskursus, oplyse du dit personnummer. Vi behandler dit personnummer i overensstemmelse med databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 3, da Miljøstyrelsen kræver det.

3.4 Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne direkte fra dig som medlem eller fra Danmarks Jægerforbunds medlemssystem.

3.5 Videregivelse af dine personoplysninger
Når du tilmelder dig vores jagttegnskursus videregiver vi dine oplysninger, herunder personnummer, til Miljøstyrelsen, der administrerer din tilmelding og betaling af prøver, udsteder og fornyer dit jagttegn samt administrerer indberetning af vildtudbytte.

I forbindelse med aktiviteter og arrangementer i foreningen sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og dine kontaktoplysninger til andre deltager, så I f.eks. kan aftale samkørsel.

Der sker videregivelse af oplysninger om tillidsfolk i relevant omfang til Danmarks Jægerforbunds Administration.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

3.6 Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen eller som tillidsmand.

3.6.1 Medlemmer
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter din udmeldelse af foreningen.

Øvrige oplysninger slettes løbende i takt med, at vi ikke længere har et formål med at opbevare dem.

Dit personnummer sletter vi, når det er videregivet til Miljøstyrelse.

3.6.2 Tillidsfolk
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode på op til 5 år fra ophøret af dit virke.

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer som tillidsfolk til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

4. Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig, såfremt betingelserne herfor er opfyldt, herunder

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til Datatilsynet på www.datatilsynet.dk, hvis du mener, at vores behandling af dine oplysninger er i strid med gældende lovgivning.

5. Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Senest revideret den 2.12.2018